PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Suatu proyek manajemen dapat dikatakan mengalami kegagalan dalam pelaksanaan bila terjadinya : over budget, keterbatasan sumber daya, timeline yang relatif singkat.  Untuk itu, diperlukan Project Scope Management,  sebagai acuan semua pekerjaan yang harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, termasuk proses-proses yang dilakukan dalam membuat produk.  Mendefinisikan apa yang akan dikerjakan dalam sebuah proyek, berkaitan erat dengan jadwal, biaya, dan scope.

Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan

Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan Project Scope Management, yaitu :

• Plan Scope Management (Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek

• Mengumpulkan Requirement, adalah kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder. Pada tahap ini, input yang diperlukan diantaranya : Scope management plan, requirement management plan, stakeholder management plan, Project Charter, dan Stakeholder Register. Input ini kemudian diproses dengan beberapa cara seperti interview, analisis dokumen, dan membuat prototype. Output yang diperoleh pada tahap ini adalah requirement documentation dan requirement traceability matrix.
• Mendefinisikan Scope (ruang lingkup). Pada tahap ini, dilakukan pemilihan requirement berdasarkan requirement yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk, atau layanan
• Membuat WBS (Work Breakdown Structure). Pada tahap ini, dilakukan pemecahan pekerjaan agar lebih mudah dilakukan.
• Memvalidasi Scope. Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.
• Mengontol Scope, adalah proses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan pada scope